4 sai lầm phổ biến khi chuyển đổi LEAN và giải pháp

Nhắc đến chuyển đổi Lean, ai cũng nghĩ ngay đến những hiệu quả tuyệt vời mà phương pháp này mang lại, tuy nhiên thực tế áp dụng không hề đơn giản. Nhiều doanh nghiệp hăm hở triển khai Lean, nhưng thay vì tối ưu hiệu suất, doanh nghiệp lại rơi vào một vòng lặp tốn kém không sinh lời.

Vậy, chuyển đổi Lean là gì? Đâu là giải pháp giúp doanh nghiệp đi đúng hướng với phương pháp này? Hãy cùng Leandix tìm hiểu ngay nhé!

Chuyển đổi Lean là gì?

Từ những năm 1950, Toyota đã phát triển Hệ thống sản xuất Toyota (Toyota Production System – TPS) để giải quyết bài toán tối ưu sản xuất: cắt giảm lãng phí, tăng hiệu suất, nâng cao chất lượng mà vẫn tiết kiệm chi phí. Triết lý cốt lõi của TPS chính là loại bỏ lãng phí (Muda) và cải tiến liên tục (Kaizen). 

Lean Manufacturing, tạm dịch Sản xuất tinh gọn, được lấy cảm hứng từ mô hình sản xuất của Toyota. Đây là một phương pháp quản lý quản lý tập trung vào tối ưu quy trình, cải thiện hiệu suất và tăng giá trị cho khách hàng. Lean tập trung vào loại bỏ hoặc điều chỉnh các hoạt động trong tổ chức một cách phù hợp, tránh lãng phí. 

Ngày nay, mô hình chuyển đổi Lean đã mở rộng ra rất nhiều lĩnh vực chứ không chỉ dừng lại ở sản xuất, ví dụ như tài chính, công nghệ, marketing…Bên cạnh các tập đoàn lớn, các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), startup cũng đều có thể áp dụng Lean để tối ưu vận hành và tăng trưởng mạnh mẽ. 

Tìm hiểu thêm: Chuyển đổi số tinh gọn là gì Lời giải thúc đẩy chuyển đổi số

4 sai lầm phổ biến khi chuyển đổi Lean

Tinh gọn bằng cách cắt giảm?

Một trong những sai lầm lớn nhất khi chuyển đổi Lean là đánh đồng “tinh gọn” với “cắt giảm”. Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng chuyển đổi tinh gọn chỉ đơn giản là loại bỏ nhân sự, cắt giảm số lượng công đoạn sản xuất và chi phí bằng mọi cách. Thật đáng buồn vì đây là lối tư duy ngược. 

Nếu một doanh nghiệp chỉ đơn thuần sa thải nhân viên mà không tối ưu hóa luồng công việc, thì khối lượng nhiệm vụ sẽ dồn lên những người còn lại, dẫn đến tình trạng quá tải, năng suất giảm sút, chất lượng sản phẩm và dịch vụ đi xuống. Đây chính là lý do khiến nhiều công ty về lâu về dài lại rơi vào vòng xoáy hiệu suất thấp – chi phí cao – khách hàng không hài lòng. 

Trên thực tế, chuyển đổi Lean không phải là về số lượng nhân sự, mà là về hiệu suất và giá trị mà mỗi cá nhân tạo ra. Việc tinh gọn tập trung vào loại bỏ các công đoạn thừa, giảm thiểu lãng phí trong quy trình.

“Bình mới rượu cũ”

“Bình mới rượu cũ”, nghĩa là doanh nghiệp áp dụng công cụ mà không thay đổi tư duy. Nhiều công ty lao vào triển khai các công cụ Lean như 5S, Kaizen, Kanban, Just-in-Time (JIT) hay đầu tư hàng tỷ vào hệ thống công nghệ mới mà không thay đổi tư duy quản trị. Do đó, điều này dễ dẫn đến tình trạng áp dụng rập khuôn, cải thiện bề nổi nhưng không sửa đổi được gốc rễ vấn đề. 

Ví dụ một công ty phần mềm áp dụng Kanban bằng bảng trên Trello, yêu cầu các nhóm cập nhật trạng thái công việc mỗi ngày. Dù vậy, nhân viên chỉ cập nhật bảng Kanban cho có lệ, các task vẫn bị tồn đọng ở cột “Đang thực hiện” rất lâu. Thực trạng này có thể do công ty chưa phân tích điểm nghẽn như bước nào gây chậm trễ công việc, chưa cải thiện luồng công việc để đảm bảo công việc trôi chảy hơn. Họ chỉ “thay áo” cho quy trình mà không thay đổi thói quen làm việc chồng chéo, không có sự phối hợp giữa các phòng ban.

Áp dụng máy móc quy trình không phù hợp

Nhiều doanh nghiệp khi bắt tay vào chuyển đổi Lean thường mắc sai lầm “sao chép nguyên xi” các mô hình nổi tiếng như Toyota Production System (TPS) hay Six Sigma. 

Nhưng thực tế, môi trường doanh nghiệp không ai giống ai – mỗi ngành nghề, mỗi công ty đều có đặc thù riêng về quy trình, nhân sự, khách hàng, thậm chí cả văn hóa làm việc. Hơn nữa, doanh nghiệp có quy mô khác nhau thì phải có chiến lược khác nhau. 

Leandix cho rằng không có một công thức Lean chung cho tất cả. Đừng cố ép doanh nghiệp của bạn theo đuổi mô hình không phù hợp vì sẽ chỉ khiến lãng phí tài nguyên và tốn thời gian mà thôi.

Không đi kèm xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Nghĩ rằng áp dụng chuyển đổi Lean là trách nhiệm của ban lãnh đạo hoặc của một bộ phận chuyên trách như team sản xuất hay team vận hành. Cốt lõi của phương pháp này trong doanh nghiệp là phải được hiểu và ủng hộ bởi tất cả các cấp của tổ chức. Nếu chỉ một bộ phận tối ưu quy trình mà các phòng ban khác vẫn vận hành theo tư duy cũ, doanh nghiệp sẽ đối mặt với sự mất đồng bộ, tắc nghẽn trong luồng công việc và tâm lý chống đối từ nhân viên.

Toyota thành công với Lean vì họ có nền văn hóa Kaizen (cải tiến liên tục) ăn sâu vào tư duy nhân viên. Nhưng nếu một doanh nghiệp Việt Nam chỉ đơn thuần áp dụng Kaizen như một công cụ mà không thay đổi tư duy đội ngũ, thì sau một thời gian, mọi thứ sẽ quay lại như cũ.

Giải pháp chuyển đổi Lean hiệu quả của Leandix

Leandix tin rằng công cụ chỉ là phương tiện, tư duy mới là cốt lõi của chuyển đổi Lean. Doanh nghiệp cần một lộ trình thông minh, linh hoạt và phù hợp với chính mình. Đây chính là lý do Leandix mang đến giải pháp chuyển đổi số tích hợp AI thông minh có thể trở thành một trợ thủ hoàn hảo cho doanh nghiệp. 

Với khả năng phân tích dữ liệu theo thời gian thực, Leandix giúp doanh nghiệp nhận diện điểm nghẽn, loại bỏ các công đoạn dư thừa mà không gây áp lực lên nhân sự. AI thông minh sẽ tự động phân bổ công việc, tối ưu tài nguyên, đảm bảo hiệu suất cao mà không cần cắt giảm con người một cách máy móc. Không dừng lại ở đó, Leandix còn giúp xây dựng văn hóa Lean bằng cách đồng bộ quy trình giữa các phòng ban, cung cấp hệ thống báo cáo minh bạch và tạo ra môi trường làm việc có sự cải tiến liên tục.

Bên cạnh đó, Leandix còn giúp doanh nghiệp tùy chỉnh chiến lược theo nhu cầu riêng, ví dụ sử dụng AI phân tích đặc thù doanh nghiệp để đề xuất lộ trình chuyển đổi Lean phù hợp. Hệ thống thông minh có thể tùy chỉnh quy trình, không ép doanh nghiệp phải theo một mô hình cứng nhắc. Dữ liệu được cá nhân hóa giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên chính tình hình thực tế như quy mô hay ngành nghề, thay vì áp dụng một công thức chung chung.

Tìm hiểu thêm: So sánh các phần mềm CRM phổ biến nhất hiện nay 2025

Kết luận

Đừng để doanh nghiệp của bạn tiếp tục mắc kẹt trong vòng lặp cải tiến nửa vời nữa! 

Thay vì chỉ tập trung vào việc tinh gọn một cách máy móc, doanh nghiệp có thể áp dụng các hệ thống hỗ trợ như giải pháp Leandix tích hợp AI. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình mà không gây áp lực lên nhân sự. Một chiến lược tinh gọn đúng đắn không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, mà còn nâng cao giá trị dịch vụ tới khách hàng, phát triển bền vững và tăng trưởng vượt bậc.